1. Responsable du traitement
Le responsable du traitement des donnees personnelles est Z-System, nom commercial des activites de Ramanantsoa Iharimisa.
Contact : contact@zsystem.mg. Telephone / WhatsApp : +261 38 78 642 73. Localisation : Amboditsiry, Antananarivo, Madagascar.
2. Donnees collectees
Z-System collecte uniquement les donnees utiles au contact, au suivi commercial, a la fourniture du service, au fonctionnement du chat IA et a la securite technique du site.
- Formulaire de contact : nom, email, telephone, entreprise, secteur, besoin exprime et contenu du message lorsque ces informations sont fournies.
- WhatsApp : numero WhatsApp, nom ou profil public visible, contenu des messages et fichiers transmis volontairement.
- Chat IA : messages, historique de conversation, identifiant de session, langue, date et heure, adresse IP hashee, navigateur, appareil et informations techniques utiles.
- Navigation : adresse IP ou IP hashee selon le service, user-agent, navigateur, systeme d'exploitation, type d'appareil, pages consultees, date et heure, logs serveur.
- Documents : fichiers transmis volontairement par l'utilisateur dans le cadre d'une demande ou d'un projet.
3. Donnees sensibles
Z-System ne demande pas volontairement de donnees sensibles. Les utilisateurs sont invites a ne pas transmettre d'informations sensibles non necessaires via les formulaires, le chat IA, WhatsApp ou email.
4. Finalites du traitement
- Repondre aux demandes de contact et organiser un audit gratuit.
- Preparer une proposition commerciale ou un devis.
- Assurer le suivi client et la realisation des prestations.
- Fournir une reponse via le chat IA et conserver un historique utile au service.
- Ameliorer l'assistance, diagnostiquer les problemes techniques et securiser le site.
- Gerer les contrats, devis, factures et obligations administratives.
5. Chat IA et services d'intelligence artificielle
Le chat IA de Z-System est actuellement presente comme une version beta. Les conversations peuvent etre sauvegardees afin de fournir le service, conserver le contexte utile et ameliorer l'assistance.
Les messages utilisateur et le contexte strictement necessaire a la reponse peuvent etre transmis a OpenAI. L'adresse IP n'est pas transmise si elle n'est pas necessaire au fonctionnement du service.
Les reponses generees par une IA peuvent contenir des erreurs. Les decisions importantes doivent etre verifiees par une personne competente ou par un contact humain de Z-System.
6. Durees de conservation
- Demandes de contact et prospects : 3 mois apres le dernier echange, sauf relation commerciale en cours ou obligation particuliere.
- Donnees clients et projets : pendant la relation contractuelle, puis selon les obligations legales, comptables ou la necessite de preuve.
- Conversations du chat IA : 4 mois, avec cache ou stockage local possible cote navigateur utilisateur.
- Logs techniques, IP et user-agent : jusqu'a 13 mois selon l'usage technique et la securite.
- Donnees de facturation : selon les obligations legales et comptables applicables.
7. Destinataires et services tiers
Les donnees peuvent etre accessibles au fondateur de Z-System et au support autorise. Elles ne sont ni vendues ni louees.
Les services tiers actuellement utilises ou susceptibles d'intervenir sont notamment WhatsApp, email, OpenAI pour le chat IA et OVHcloud pour l'hebergement.
Les donnees du site sont hebergees sur un serveur situe en France selon les informations fournies. Certains services tiers comme OpenAI, WhatsApp ou l'email peuvent impliquer des traitements techniques hors Madagascar ou hors Union europeenne selon leurs propres infrastructures.
8. Securite
Z-System met en oeuvre des mesures raisonnables pour proteger les donnees personnelles contre l'acces non autorise, la perte, la modification ou la divulgation.
Aucun systeme informatique n'est totalement securise. L'utilisateur est invite a ne pas transmettre d'informations sensibles non necessaires.
9. Droits des utilisateurs
Toute personne peut demander l'acces, la rectification, la suppression, la limitation ou l'opposition au traitement de ses donnees personnelles, dans les limites legales applicables.
Pour exercer ces droits, contactez Z-System a l'adresse : contact@zsystem.mg. Z-System repond dans un delai de 30 jours lorsque la demande est complete.
10. Modification de la politique
Z-System peut modifier la presente politique de confidentialite a tout moment. La date de derniere mise a jour est indiquee en haut de la page.